笔者日前在论坛上看到许多关于CRM用户的抱怨，说他们公司的CRM软件成为了企业管理中的鸡肋。
作为CRM的实施顾问，当笔者看了这个评价之后，不免心酸。那么，究竟问题出在哪里，企业为何会有这种抱怨呢？通过跟这些用户进行了一些沟通，再结合自己的项目实施经验，大致可以找出以下几方面的病因：
一、工作流应用不好，仍需要用户手工去追踪相关作业
据一些用户反应说CRM系统不够智能，不能对一些特殊情况进行预警。比如，企业规定当给客户报价之后，必须在三天之内再次向客户询问这个价格他们是否接受。但在CRM系统中，到了第三天，系统不会向用户报告这个信息，说要他们再次去向客户征求价格。因为公司客户比较多，产品价格变动也比较快，基本上是一单一个价格。所以，如果单靠手工去追踪这项工作，那么就难免会有漏掉的地方。
再如，企业从开始接触到最终确认这个客户需要有三个审核阶段：首先是到销售员开始接触客户时，需要把这个客户的信息让销售经理审核；其次是当跟客户进入实质性的谈判阶段，如向他们进行产品介绍等等，此时需要再次向销售经理报告；最后是当跟客户协商具体的合作事情，包括信用额度、付款条件等确认时，则需要销售总监的审核。这新客户确认的三步曲是相辅相成的，缺一不可的。尽管目前在CRM系统中可以实现这三个状态的控制，但是，每次完成一个状态后，都要打电话或者其他方式告知销售经理或者销售总监，这个步骤已经完成了，让他们去审核。系统无法我们完成一个步骤后，自动让上级知道；需要他们审核的，则可以自动提醒他们进行审核。如此的话，就不用我们每次都做一些重复性的工作。系统中做好了相关的内容整理之后，还需要向他们口头汇报一次。
当笔者了解了他们的需求以及所使用的CRM系统之后，满肚子的疑问，这究竟是用户使用的问题还是软件自身的缺陷呢。由于他们使用的这款CRM软件，我也有所接触。这款CRM软件自己带有工作流管理模块。通过工作流管理，都可以解决这个问题。如可以通过相关的设置，在工作流的帮助下，当报价单在三个工作日之内还没有得到确认的话，可以让工作流自动发送邮件给相关的用户。客户信息的确认也是如此。通过工作流，可以把相关的单据传递给主管，可以以邮件、即时信息等方式通知相关责任人去查看单据或者审核单据。笔者就觉得奇怪，那么他们为何没有利用工作流呢？
后来通过跟他们进一步沟通，终于明白了过中的原因。原来在系统实施的时候，实施顾问是向他们培训过工作流管理模块的。但是，由于CRM刚上线的时候，企业这方面的需求还没那么强烈，所以，也就没上这个模块。而在一年之后，企业需要这个工作流模块的时候，原来的系统管理员又跳槽了，新来的管理员又不懂这方面的设置。因而这个模块就一拖再拖，到现在还没有好好的利用起来。
可以说，CRM软件实现智能化的重要帮手是工作流管理。它就好像汽车上的智能导航工具。有了他，就是不熟悉路况的司机也能够达到目的地。所以，笔者在项目实施的时候，都会强烈建议用户采用工作流管理模块。如果企业这个模块利用的不好，那么，CRM软件的效果会大打折扣。所以，这个用户的困扰完全是因为他们工作流模块没有利用起来所造成的。为此，我建立他们，还是要回去好好研究一下这个工作流的管理。如果是自己没有这个能力 ，那么最好跟以前的顾问联系一下，看看能否给他们补习补习。把这个工作流模块想法设法的利用起来。也许，他们的困扰也就解除了。
二、流程管理不过关，随意性太大
另外，还有一些用户说在他们上了CRM软件之后，各个部门之间的冲突仍然这么大。如前不久一个客户投诉产品的质量有问题，所采用的注塑材料检验出来苯这种有害物质的含量超标了。可是客户投诉了半个月了，还没有人出来负责任。这是这么回事情呢？
因为这家企业上CRM系统的时候，根本没有进行有效的业务流程重组。就拿这个客户投诉来说吧。从客户投诉到受理，没有制定详细的处理流程。纯粹是销售人员一个个部门去询问，看看这个问题该由谁来处理。然后再把处理的结果录入系统即可。这么做得话，纯粹是把CRM软件当作一个记账的工具，而不是一个流程管理与业务控制的一个手段。因为CRM软件根本没有发挥其应用的作用，难怪用户会觉得这个CRM软件是企业管理的鸡肋。
事实上，CRM软件在客户投诉管理这一块还是很有一套的。当客户制定好客户投诉的处理流程之后，如当销售员接到客户投诉之后，详细在系统中进行记录，并通知质量部门。质量部门经过检测，查明原因之后，再转交给相关的责任部门。若是采购部门的原因，则交由采购部门去跟供应商那边确认；若是生产部门的原因，则由生产部门会同相关责任人寻找质量问题发生的原因。然后再汇总给质量部门；经过质量部门确认后，再反馈给销售人员。重要的是，每一个环节都有时间的限制，如销售人员要在当天把客户投诉信息告知给质量部门；质量部门要在两天之内确认责任部门等等。通过这层层把关，可以大大的提高客户投诉处理的效率。再加上跟员工绩效考核挂钩的话，更能够督促员工按时保质保量的最好客户的投诉处理，提高客户的满意度。
需知道CRM软件是建立在企业标准流程作业的基础之上的。如果没有建立相关的标准流程，茫然的上CRM系统 ，那么最终的结果就是，相关的作业仍然找不到负责人。这样CRM软件就好像没有根的小草，即使其生命力再强，也很难在企业中生根发芽。
其实，这家企业就是因为在CRM项目实施的时候，没有做好业务流程重组工作。所以，等到CRM软件上线之后， 才觉得这个软件好像鸡肋，很难在企业管理中发挥应有的效果。这个多方面都有原因。实施顾问可能在项目实施的时候，急于想把项目上上去，完成任务，所以也就对业务流程的制定没有严格的把关。企业也可能不想对现有的工作习惯有太多的变动，所以，也不想进行业务流程重组。一个巴掌拍不响。现在实施顾问与企业用户之间是各需所急，就这么对上了。
因此，笔者曾多次强调，业务流程重组对于CRM系统的重要性。如果企业忽视了业务流程重组的话，那么，CRM软件就很可能成为一个“高级摆设”，更可能成为企业客户关系管理中的鸡肋。
三、无法进行远程访问，大大影响了CRM系统的应用
曾经有销售人员反映，他们一年有大多时间都在外面跑。他们要知道一些信息的时候，如要知道客户今天是否有下订单、是否有回款、上次的客户投诉处理是否有结果了，等等。他们要想了解这些信息的话，仍然要打电话回公司询问。所以，作为他们这些在外面流荡的销售人员，根本不能够享受到CRM系统所带来的便利。
笔者问他们想要如何处理？ 他们的要求也非常简单：他们希望自己在外面出差的时候，仍然能够访问公司的CRM系统。如当他们第二天需要拜访一个客户的时候，在前一天晚上他们能够从企业外网上访问CRM系统，查看这个客户最近一段的相关信息。如销售人员在拜访客户之前需要知道，他们这段时间的投诉有没有得到有效的处理；最近的订单交货情况如何；有没有新的订单等等。只有了结这些信息之后，他们在明天拜访客户的时候，才能够信息十足。不然的话，问题来一问三不知，那不仅会跟尴尬，而且还会引起客户的不满，觉得你不够敬业。所以，有时会，销售人员一出差就是一个星期、半个月的。在这中间，可能会发生很多的事情，作为销售人员，需要知道这方面的内容。
不过，如今单靠电话很难了解全面详细的信息。所以，销售员强烈的希望能够在出差的时候，仍然可以访问企业的CRM系统。的确，这是一个比较现实的需求。这方面，直接跟CRM的实现技术与企业的网络部署有关。有些CRM软件，如果是基于浏览器/服务器模式设计的，则只要给其一个合法的域名或者一个公网的IP地址 ，那么，销售员能够非常方便的通过外网访问企业的内部的CRM系统。
为此，笔者建议企业在CRM选型的时候，要考虑自己有没有这方面的需求。如果是作为CRM系统的主角，销售员都无法时刻的访问到CRM系统 ，那么，这个项目最终可能真的会成为企业客户关系管理的鸡肋。

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